အဘယ်အရာကိုအလုပ်ရှင်များဝန်ထမ်းရေးရာမှတ်တမ်းထဲမှာသိမ်းဆည်းထားပါမပြောသင့်

တစ်ခုသင်ထမ်းဝန်ထမ်းရေးရာဖိုင်မှတ်တမ်းအတွက်ချထားပါဘယ်အရာကိုသငျ့ (နှင့်မပြုလုပ်သင့်)

အလုပ်ရှင်များကိုသင့်အတွက်အထူးသဖြင့်ပစ္စည်းများကိုနေရာဘယ်တော့မှသင့်ပါတယ် ယေဘုယျပုဂ္ဂိုလ်များမှတ်တမ်းများ ။ သင်၏၏အကြောင်းအရာများကို ပုဂ္ဂိုလ်များဖိုင်တွေ နဲ့မှတ်တမ်းများတချို့ကုမ္ပဏီတွေကအတွက်ယေဘုယျအားဖြင့်လူ့စွမ်းအားအရင်းအမြစ်န်ထမ်းများ, အလုပျသမားမြားနှငျ့အလုပျသမားရဲ့မန်နေဂျာနှင့်ကြီးကြပ်ရေးမှူးမှလက်လှမ်းဖြစ်ကြသည်။

အခြားသူတွေခုနှစ်, access ကို HR ဝန်ထမ်းများမှကန့်သတ်သည်နှင့်န်ထမ်းနိုင်ပါတယ် access ကိုတောင်းဆိုရန် ၎င်းတို့၏မှတ်တမ်းများရန်။ ရှေ့နေများလည်းတရားစွဲဆိုမှုနှင့်များအတွက်ပုဂ္ဂိုလ်များမှတ်တမ်းများရဲ့ contents ဆင့်ခေါ်စာနိုင်ပါတယ် တူညီသောအခွင့်အရေး Equal အလုပ်အကိုင်အခွင့်အလမ်းကော်မရှင် (EEOC) တိုင်ကြားမှုများ။

တစ်ဦးကဟောင်းတဦးဝန်ထမ်းလည်းသူသို့မဟုတ်သူမ၏ပုဂ္ဂိုလ်များမှတ်တမ်းများမိတ္တူတောင်းဆိုနိုင်သည်။

ဤအအလားအလာအသုံးပြုမှုနှင့်သင့်ပုဂ္ဂိုလ်များမှတ်တမ်းများအလားအလာကြည့်ရှုသူအပေါင်းတို့နှင့်အတူ, တစ်ဦးအလုပ်ရှင်ဘက်မလိုက်, ကိုဆက်လက်ထိန်းသိမ်းထားဖို့ဂရုစိုက်ရမယ် လိုက်ဖို့စာရွက်စာတမ်းများ သင့်ရဲ့ပုဂ္ဂိုလ်များမှတ်တမ်းများအတွက်ဝန်ထမ်းရဲ့အလုပ်အကိုင်သမိုင်း၏။ အကျိုးဆက်, သင်သည်သင်၏အဖွဲ့အစည်းပုဂ္ဂိုလ်များမှတ်တမ်းများအတွင်းထိန်းသိမ်းထားသောစာရွက်စာတမ်းများဤယေဘုယျလမ်းညွှန်ချက်သက်ဆိုင်ပါသည်။

အဆိုပါဝန်ထမ်းပုဂ္ဂိုလ်များဖိုင်ရဲ့ contents များအတွက်အထွေထွေလမ်းညွှန်ချက်များ

• ပုဂ္ဂိုလ်များမှတ်တမ်းများအတွက်ပြန်ကြားရေးလိုက်ဖို့ဖြစ်ရပါမည်။ ကြီးကြပ်ရေးမှူးသို့မဟုတ်လူ့စွမ်းအားအရင်းအမြစ်န်ထမ်းထင်မြင်ချက်များ; ကျပန်းမှတ်စု; အတင်းအဖျင်း, အခြေအမြစ်မရှိကောလဟလ; unexplored များမှာအခြားဝန်ထမ်းများအနေဖြင့်မေးခွန်းများ, အစီရင်ခံစာများ, ဒါမှမဟုတ် tattletale စွပ်စွဲချက်; စွပ်စွဲချက်, ကို လိုက်. စုံစမ်းစစ်ဆေးနှင့်နိဂုံးချုပ်မဟုတ်; နှင့်အခြား Non-လိုက်ဖို့သတင်းအချက်အလက်, ဝေဖန်သုံးသပ်ချက်, ဒါမှမဟုတ်မှတ်စုအနေနဲ့ဝန်ထမ်းရဲ့ပုဂ္ဂိုလ်များဖိုင်ကနေဖယ်ထုတ်လိုက်ရပါမည်။
  
  တစ်ဦး HR မန်နေဂျာတစ်ဦးပုဂ္ဂိုလ်များစံချိန်အတွက်တင်သွင်းတွေ့ထိုးစစ်ဝေဖန်သုံးသပ်ချက်၏အဆိုးဆုံးဥပမာတစ်ခုမှာတစ်ဦးငှားရမ်းမန်နေဂျာရဲ့အင်တာဗျူးမှတ်စုပါဝင်ပတ်သက်။ တစ်ခုမှာဖော်ပြထား: "လိုအပ်အဖြစ်ဖွင့်မရနှင့်လှေကားကဆင်းပေးဖို့ဖြစ်နိုင်ပါသည်လည်းအဆီ။ " ဟုအဆိုပါဝန်ထမ်းတစ်ဦးရှေ့နေနှင့်ပင်အနာဂတ်န်ထမ်းနှင့်ကြီးကြပ်ရေးမှူးဤကဲ့သို့သောမှတ်ချက်များကိုဖတ်ရှုဆိုပါစို့။
  
  အခြားကုမ္ပဏီများတွင်မန်နေဂျာ "။ သူမတစ်ဦးလစာတိုးမရခဲ့ပါဘူးဘာလို့လဲဆိုတော့မာရိရဲ့အမျက်ထွက်သူမပင်သူမ၏မန်နေဂျာနှင့်အတူရဖို့ရည်ရွယ်ချက်ကဆင်းအလုပ်လုပ်နှေးကွေး။ " မန်နေဂျာနှင့်အခြားသူများထိုကဲ့သို့သော, အဖြစ်ဝန်ထမ်းရဲ့ဖိုင်တွေထဲမှာထည့်ထားခဲ့ကြောင်း unsubstantiated မှတ်စုများကိုတွေ့ ထိုပြဿနာကိုမြင်ကြသည်မဟုတ်လော

• ဝန်ထမ်းရေးရာမှတ်တမ်းများ thoughtfully သူတို့ရဲ့သင့်လျော်သောဖိုင်တည်နေရာမှတာဝန်ပေးအပ်ထားရပါမည်။ ပြည်နယ်နှင့်အပေါ်အခြေခံပြီးသင့်ကုမ္ပဏီပုဂ္ဂိုလ်များမှတ်တမ်းများများအတွက် protocol ကိုဆုံးဖြတ်ရန် ဖက်ဒရယ်ဥပဒေများ , ထိုကဲ့သို့သောအဖြစ်အလုပ်အကိုင်ဥပဒေများ 1996 ကျန်းမာရေးဆိုင်ရာအာမခံအိတ်ဆောင်နှင့်ခံမှုအက်ဥပဒေ (HIPAA) နှင့်အလုပ်ရှင်အကောင်းဆုံးအလေ့အကျင့်။
  
  ထို့နောက် protocol ကိုနှင့်အတူကပ်။ သငျသညျသူတို့တစ်တွေဆေးဘက်ဖိုင်ထဲမှာပိုင်အခါပုဂ္ဂိုလ်များဖိုင်သို့တွေထဲမှာအောင်းနေနိုင်ပါတယ်ကျပန်းဆရာဝန်၏ဆင်ခြေကိုရှာချင်ကြပါဘူး။ မဟုတ်သလို, သင်ထားတဲ့ဝန်ထမ်းရဲ့များအတွက်ကျိုးကြောင်းဆင်ခြင်ခြင်းနှင့်မျှတမှုချင်ကြဘူး မြှင့်တင်ရေး လုပ်ခလစာဖိုင်ထဲမှာ။
  
  သင်တို့သည်လည်းတစ်ဦးငှားရမ်းဆုံးဖြတ်ချက်၏မှတ်တမ်းများချင်ကြပါဘူး နောက်ခံစစ်ဆေးခြင်းကိုပါဝင်ပတ်သက်နေ သည့်ပုဂ္ဂိုလ်များ၏ဖိုင်ထဲမှာဟောင်းတဦးအလုပ်ရှင်များနှင့်အတူဆွေးနွေးမှုများမှသည်သို့မဟုတ်မှတ်စုများ။

• ကြီးကြပ်ရေးမှူး, မန်နေဂျာများနှင့်ပုဂ္ဂိုလ်များမှတ်တမ်းများအတွက်စာရွက်စာတမ်းများကိုနေရာအဘယ်သူသည်ကတခြားဝန်ထမ်းသင့်လျော်စွာစာရွက်စာတမ်းများရေးသားဖို့လေ့ကျင့်သင်ကြားရမည်ဖြစ်သည်။ တစ်ဦးအတွက်ဖျောပွ န်ထမ်းပြစ်တင်ကြိမ်းမောင်းစကား အဆိုပါဝန်ထမ်းတစ်ဦးပြီးပြည့်စုံခဲ့ကြောင်း deadbeat သင့်ရဲ့ပုဂ္ဂိုလ်များအနိုင်ရမည်မဟုတ်မည်သည့်ဆုမှတ်တမ်းတင်ပေမယ့်ကျွမ်းကျင်သူတွေပဲရှိပါတယ်ကြီးကြပ်ရေးမှူးအလားတူကြေညာချက်များရေးသားဖို့လူသိများခဲ့ကြသည်။
  
  ပိုကောင်းသေး, မှတ်တမ်းများအတွက်တာဝန်ရှိသည်နှင့်အများနှင့်တစ်ဦးပုဂ္ဂိုလ်များဖိုင်ထဲမှာနေရာချမပေးသင့်ပါဘူးသငျ့သညျအဘယျသို့သိတယ်တော်မူသောသင်တို့ HR ဝန်ထမ်းများလူတစ်ဦးမှဖိုင်များကိုမှဝင်ရောက်ခွင့်ကန့်သတ်။
• သင်အပြုသဘောနှင့်ဝန်ထမ်းရဲ့အလုပ်အကိုင်သမိုင်း၏အနုတ်လက္ခဏာသွင်ပြင်လက္ခဏာနှစ်မျိုးလုံးထည့်သွင်းရန်ပုဂ္ဂိုလ်များမှတ်တမ်းများအတွက်နေရာသတင်းအချက်အလက်များဟန်ချက်ညီ။ များလွန်းမကြာခဏပုဂ္ဂိုလ်များမှတ်တမ်းများတိုင်းအနုတ်လက္ခဏာဖြစ်ပျက်မှုကိုအလေးပေးနှင့်အပြုသဘောဆောင်သည့်အစိတ်အပိုင်းများကိုလက်လွတ်။
• သူသို့မဟုတ်သူမ၏အစီရင်ခံန်ထမ်းများနှင့်တရားဝင်ကုမ္ပဏီပုဂ္ဂိုလ်များမှတ်တမ်းများနှင့်ပတ်သက်ပြီးကြီးကြပ်ရေးမှူးတစ်ဦးရဲ့ပုဂ္ဂိုလ်ရေးမှတ်စုအကြားခြားနားချက်ကိုအသိအမှတ်မပြု။ အတှကျအသုံးပွုသောကြီးကြပ်ရေးမှူးရဲ့မှတ်စု စွမ်းဆောင်ရည်တိုးတက်မှု , စီမံကိန်းများနှင့်ရည်မှန်းချက်ပြီးစီးကိုခြေရာခံရန်နှင့်တရားမျှတစွာတိုးပြီးနှင့်ဆုံးဖြတ်ရန် စွမ်းဆောင်ရည်ဖွံ့ဖြိုးတိုးတက်ရေးစီမံကိန်းများ ဥပမာ, ကြီးကြပ်ရေးမှူးတစ်ဦးရဲ့ပုဂ္ဂလိကဖိုင်ထဲမှာမဟုတ်ဘဲကုမ္ပဏီ၏တာဝန်ရှိသူတဦးကပုဂ္ဂိုလ်များမှတ်တမ်းများအတွင်းပိုင်တော်မူ၏။
  
  လည်းမှတ်စုများကို ယူ. ဖို့ဘယ်လိုအတွက်ကြီးကြပ်ရေးမှူးလေ့ကျင့်ရန်လိုအပ်ကြောင်းအသိအမှတ်ပြုရန် စာရွက်စာတမ်းများကိုထိန်းသိမ်းရန် ၎င်းတို့၏စီမံခန့်ခွဲမှုဖိုင်ထဲမှာ။ ပုဂ္ဂလိကမှတ်စုလျှောက်ထားအချက်အလက်များမဟုတ်ဘဲထင်မြင်ချက်များနှင့်တိကျသောဥပမာမဟုတ်ဘဲသတငျးများအတွက်တူညီသောစံ။
  
  အဆိုပါကြီးကြပ်ရေးမှူးရဲ့ပုဂ္ဂလိကမှတ်စုတစ်ခုတရားစွဲဆိုမှုများ၏ဥပမာ subpoenaed နိုင်ပါတယ်, ဒါကြောင့်သတိပင်၎င်းတို့၏စီမံခန့်ခွဲမှုဖိုင်ထဲမှာ file တရားဝင်ဝန်ထမ်းပုဂ္ဂိုလ်များအတွက်တည်ရှိကြောင်းမှတ်တမ်းများမိတ္တူကိုစောင့်ရှောက်ကြီးကြပ်ရေးမှူး၏ပုဂ္ဂလိက notes.The အလေ့အကျင့်ဘို့အကြံပြုသည်အကြံပြုသည်မဟုတ်။

• ငှားရမ်းစာရွက်စာတမ်းများနှင့်အင်တာဗျူးမှတ်စုတစ်ရက်သတ်မှတ်တစ်နည်းနည်းကိုတင်ပြ။ အကောင်းဆုံးအလေ့အကျင့်ကိုသင်သောရည်ညွှန်းစစ်ဆေးမှုများဖို့အလုပ်ပို့စ်မှအနေအထားကိုဖြည့်ဆည်းဖို့ related အားလုံးစာရွက်စာတမ်းများလည်းပါဝင်သည်ဖြည့်တစ်ဦးချင်းစီအနေအထားအတွက်သီးခြားဖိုင်ကိုဆက်လက်ထိန်းသိမ်းထားဖို့ပါပဲ။ အဆိုပါလျှောက်ထား '' ကိုယ်ရေးရာဇဝင်, အဖုံးအက္ခရာများနှင့် applications များသငျသညျအလုပျသမားပုဂ္ဂိုလ်များဖိုင်ရန်ငှားရမ်းထားန်ထမ်းရဲ့ application ကိုရွှေ့သင့်ကြောင်း မှလွဲ. ဒီဖိုင်ထဲမှာပိုင်တော်မူ၏။
  
  ဤဖိုင်တစ်အလားအလာန်ထမ်းရဲ့အရည်အချင်းများ၏ဘက်မလိုက်ကိုယ်စားပြုမှုကြိုးပမ်းသောအရာရှိတဦးကစစ်ဆေးရမည့်စာရင်းနှင့်ပုံစံများရှိပြီးအများဆုံးအရည်အချင်းပြည့်ကိုယ်စားလှယ်လောင်းကိုငှားရမ်းရန်သင့်ဆုံးဖြတ်ချက်ထောက်ခံပါတယ်။ အဆိုပါ ငှားရမ်းမန်နေဂျာရဲ့ ပုစဉ်အတွင်းခေါ်ဆောင်သွားကြသည်ဟုထင်မြင်ယူဆခြင်းနှင့်မှတ်စု ငှားရမ်းခြင်းလုပ်ငန်းစဉ် ကဒီဖိုင်ထဲမှာပိုင်ကြပါဘူး။ လူ့စွမ်းအားအရင်းအမြစ်တစ်ခုအလုပ်အကိုင်ဆုံးဖြတ်ချက်အပေါ်ပြီးပြည့်စုံသောစာရွက်စာတမ်းများကိုဆက်လက်ထိန်းသိမ်းထားဖို့ကဤမှတ်စုကိုစုဆောင်းစေခြင်းငှါ, ဒါပေမယ့်သူတို့ကပုဂ္ဂိုလ်များမှတ်တမ်းများအတွင်းပိုင်ကြပါဘူး။

• ကဲ့သို့သောအလုပ်အကိုင်ဆုံးဖြတ်ချက်များနှင့် ပတ်သက်. လိုက်ဖို့စာရွက်စာတမ်းများ မြှင့်တင်ရေး , တစ်ဦးနှစ်ဦးနှစ်ဖက်အခွင့်အလမ်းမှလွှဲပြောင်း နှင့် လစာတိုးမြှင့် သည့်ပုဂ္ဂိုလ်များမှတ်တမ်းများအတွင်းပိုင်တော်မူ၏။ အလုပျသမားနှငျ့ပတျသကျသောကြီးကြပ်ရေးမှူးရဲ့သို့မဟုတ် HR ရဲ့ထင်မြင်ယူဆချက်ကိုမကျင့်။ တရားဝင်စည်းကမ်းအရေးယူစာရွက်စာတမ်းများ ထိုကဲ့သို့သောရေးသားထားသောသတိပေးအဖြစ် ကိုလည်းဝန်ထမ်းရဲ့ပုဂ္ဂိုလ်များဖိုင်ထဲမှာကပိုင်ဆိုင်သည်။

ပုဂ္ဂိုလ်များမှတ်တမ်းများအတွက်မဖြစ်သင့်ကြောင်းစာရွက်စာတမ်းများ၏တိကျသောဥပမာ

အောက်ပါအချက်အလက်များကိုပုဂ္ဂိုလ်များမှတ်တမ်းများထဲတွင်နေရာမရသင့်ပါတယ်။ အဆိုပါစာရွက်စာတမ်းများကိုသီးခြားဖိုင်လိုအပ်နိုင်ပါသည်, ကြီးကြပ်ရေးမှူးသို့မဟုတ်စီမံခန့်ခွဲမှုမှတ်စုအဖြစ်ခွဲခြားစေခြင်းငှါ, ဒါမှမဟုတ်တစ်ခုအလုပ်ရှင်အားဖြင့်မှာအားလုံးထားသင့်ပါဘူး။

• မဆိုဆေးဘက်ဆိုင်ရာအချက်အလက်များအတွက်ပိုင်ဆိုင် ဆေးဘက်ဖိုင်ကို ။
• လစာအချက်အလက်များအတွက်ပိုင်ဆိုင် လုပ်ခလစာဖိုင်ကို ။
• ထိုကဲ့သို့သောဒါဘွားအသက်, လူမျိုး, လိင်, မူရင်းနိုင်ငံသား, မသန်စွမ်း, အိမ်ထောင်ရေးအခြေအနေ, ဘာသာရေးယုံကြည်ချက်များနှင့်အမျှတစ်ဦးဝန်ထမ်းရဲ့ protected ခွဲခြားမှုနှင့် ပတ်သက်. ဝန်ထမ်းလူမှုဖူလုံရေးနံပါတ်သို့မဟုတ်သတင်းအချက်အလက်များပါဝင်သည်ကြောင်းစာရွက်စာတမ်းများပုဂ္ဂိုလ်များဖိုင်တွေထဲမှာသိုထားရမည်ဘယ်တော့မှသငျ့သညျ။
• ရည်မှန်းချက်များ, တုံ့ပြန်ချက်ပေးနဲ့ဒီတော့ထွက်ပုဂ္ဂလိက, ကြီးကြပ်ရေးမှူးသို့မဟုတ်မန်နေဂျာပိုင် folder ထဲမှာတင်သွင်းရပါမည် setting တစ်ခုဝန်ထမ်းရဲ့လုပ်ငန်းစီမံခန့်ခွဲခြင်း၏ရည်ရွယ်ချက်ကြီးကြပ်ရေးစာရွက်စာတမ်းများ။
• စုံစမ်းစစ်ဆေးရေးပစ္စည်းအလုပျသမားတိုင်ကြားစာ, သကျသခေံအင်တာဗျူးတွေ, ဝန်ထမ်းအင်တာဗျူး, တွေ့ရှိချက်များ, ရှေ့နေအကြံပြုချက်များနှင့် resolution ကိုအပါအဝင်ပေါင်းနောက်ဆက်တွဲအဘယ်သူမျှမသေချာစေရန် လက်တုံ့ပြန်မှု , ပုဂ္ဂိုလ်များမှတ်တမ်းများကနေသီးခြားကြောင်းစုံစမ်းစစ်ဆေးဖိုင်ထဲမှာနေထိုင်သင့်ပါတယ်။
• တစ်ဦးအတွက် file ကိုဝန်ထမ်းငါ-9 ပုံစံများကို ငါ-9 ဖိုင်ကိုသို့မဟုတ်တည်နေရာ ကွာဝန်ထမ်းပုဂ္ဂိုလ်များမှတ်တမ်းများကနေ။
• အရပျကို နောက်ခံစစ်ဆေးမှုများ ပြုလုပ်ကြီးကြပ်ရေးမှူး, မန်နေဂျာများ, နှင့်ဝန်ထမ်းနိုင်ပါတယ်မဟုတ် access ကိုသီးခြားဖိုင်ထဲမှာရာဇဝတ်သားသမိုင်း, အကြွေးအစီရင်ခံစာများ, ဒါကြောင့်ထွက်နှင့်မူးယစ်ဆေးစမ်းသပ်ခြင်း၏ရလဒ်များကိုအပါအဝငျ။ SHRM အကြံပြု ဒီသီးခြားဖိုင်တစ်ခုခုကိုသို့မဟုတ်ဤသတင်းအချက်အလက်များကိုလည်းဝန်ထမ်းရဲ့ဆေးပညာဆိုင်ရာဖိုင်ထဲတွင်တင်သွင်းစေခြင်းငှါအကြံပြုသည်။
• ဝန်ထမ်းတူညီသောအခွင့်အရေး Equal Opportunity ထိုကဲ့သို့သော Self-မှတ်ပုံတင်ပုံစံများနှင့်အစိုးရအစီရင်ခံစာများအဖြစ်မှတ်တမ်းများပုဂ္ဂိုလ်များအတွက်ထားရှိမည်မဖြစ်သင့် file မဟုတ်သလိုဘယ်နေရာမှာမဆိုကြီးကြပ်ရေးမှူး access ကိုရှိပါတယ်။

သင်တို့သည်ဤလမ်းညွှန်ချက်များအတိုင်းလိုက်နာပါလျှင်, သင်၏အဖွဲ့အစည်းထိထိရောက်ရောက်သင့်လျော်သောနေရာလိုက်ဖို့, Support အလုပ်အကိုင်သမိုင်းနှင့်ပုဂ္ဂိုလ်များမှတ်တမ်းများသိုလှောင်ထားသည်။

မသက်ဆိုင်ကြောင်းရှင်းလင်းချက်: သော authoritative, တိကျမှန်ကန်မှုနှင့်တရားဝင်မှုများအတွက်အာမခံချက်မပေးနေစဉ်, သတင်းအချက်အလက်ထောက်ပံ့ပေးကြောင်းသတိပြုပါ။ အဆိုပါ site ကိုတစ်ကမ္ဘာ့ကျယ်ပြန့်ပရိသတ်ကိုအားဖြင့်ဖတ်ပါနှင့်အလုပ်အကိုင်ဥပဒေများနှင့်စည်းမျဉ်းများအခြေအနေမှပြည်နယ်နှင့်တိုင်းပြည်နိုင်ငံကမှခြားနားသည်။ ဥပဒေရေးရာအကူအညီများကိုရှာသို့မဟုတ်ပြည်နယ်, ဖက်ဒရယ်, ဒါမှမဟုတ်အပြည်ပြည်ဆိုင်ရာအစိုးရမဟုတ်သောအရင်းအမြစ်များကိုထံမှအကူအညီများ, သင့်ဥပဒေရေးရာအနက်နှင့်ဆုံးဖြတ်ချက်များအခြို့သောသင့်တည်နေရာအတွက်မှန်ကန်သောများမှာအောင်ပါ။ ဤအချက်အလက်လမ်းညွှန်မှု, စိတ်ကူးများနှင့်အကူအညီများအဘို့ဖြစ်၏။